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UPDATE LIFE

人生をアップデートするブログ

ワークショップデザイナーが、ワークショップ開催前日にインフルエンザになったら。

日記 日記-その他

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ワークショップの開催前日に、インフルエンザにかかってしまったファシリテーターのお話の続き 

 

 

ワークショップは順調に進行中

自宅療養している間に行われている合宿ワークショップの現場は、私がいなくても順調に進んでいるようです。どこでもドアがあればすぐにでも会場に飛んで行きたいところですが、関係者が送ってくれる断片的な情報を見る限り、順調そうなのでホッとしました。

会場の様子やアウトプットはどうだったかなど、現場のスタッフに聞きたいことは山ほどあるのですが、現場はただでさえ人不足の状況なのでそこはぐっと抑えて出社する時までの楽しみに取っておくことにしました。

今回はここには書けない幾つかの人的要素も絡み合って、ワークショップの中止という最悪の事態を避けることができました。ワークショップデザイナーはデザイナーでもありイベント屋でもあることを再認識いたしました。

 

僕が今回のインフルエンザ事件で学んだこと

特に重要なワークショップを引き受けることになった場合は、規模の大小に関わらず、

  • 最初から最後まで一人でやろうとしない
  • なるべく早い段階で関係者の顔合わせをしておく(スケジュールに余裕があればキックオフミーティングは全員が顔を合わせるようにセットする)
  • 最悪のケースに備えたバックアッププランを考えておく、もしくは、最初から二人のファシリテーターとしプログラムを共有しておく(少なくとも交代可能なファシリテーターの候補者リストを作っておくと良い
  • ローカル端末ではなく、関係者がアクセスできるクラウド上に関係資料を整理しておく
  • 誰が見ても一目でわかるフォルダ構造、フォルダ名、ファイル名にするよう心がける(日杖やワークショップ名の略称を使うとか、バージョン管理のルールを統一する)
  • 自分以外のスタッフが何らかの理由で当日来れない場合も想定し、自分一人でもプログラムを回せるか脳内シミュレーションをしておく(事務局の方や参加者に手を貸してもらうのもあり)
  • 体制図やお金の流れを明確にしておく(どこの会社に何をお願いしているか、担当者は誰か)
  • ワークショップで自分がいつも気をつけていることをメモしておく(現場を見て判断することなど)
  • 今回のように会場を手配している場合は、施設担当者との打ち合わせ結果を箇条書きでもよいので整理して文書化しておく(施設側担当者の名前と連絡先も忘れずに)
  • 会場へ下見に行った場合は、その時気づいた会場周辺や会場内の様子、施設にある設備関連の情報などをメモしておく
  • 当日の状況次第でどうなるかわからない不確定要素や懸念事項、まだ未決定の項目は分かるようにメモしておく(いつ誰とどうやって解決しようと予定していたかもあるとなお良い)
  • 事務局の方やプロジェクトリーダーの携帯電話番号を聞いておく
  • ワークショップ当日に使用する備品、機器、ワークシート、文具などの持ち物リスト

 

もしワークショップ開催前日にインフルエンザになったら

上記の対策がしっかりしていれば、それほど大きな問題にはならないと思います。それでも、いざその時が来た場合に我々は何をすべきかを書いておこうと思います。

  1. 特に、結果が心配で連絡を待っている家族の方がいるのなら、最優先に連絡してあげましょう。
  2. 次に(あるいは人によってはまず)、自分が当日行けないと分かった時点で、すぐに関係者に連絡しましょう。上司がいる場合は上司の判断を仰ぐことも忘れずに
  3. 代役が必要だと自分が判断した場合、すぐに代役ファシリテーターの候補者リストに一斉に打診してみましょう。返事がすぐに来るとは限りません。緊急事態なのですから、一斉送信であることも伝えましょう。おそらくメールよりもfacebookメッセンジャーを使った方が時間を節約できるかと思います。(ただし、発熱などで症状が重くやり取りが困難である場合は、これらも全て職場の誰かにお願いしてやってもらいましょう。)
  4. 代役が決まれば、あらかじめ準備していた情報を全て共有しましょう。プログラムの進行で不明な点があれば個別に対応する必要が出てくるかもしれません。
  5. 最後に、どんなに事前準備をしっかり行ったとしても、インフルエンザになったら何もせず自宅療養というわけにはいきません。それだけは覚悟しておく必要があります。不測の事態は常に生じますし、代役のファシリテーターが全ての情報を完璧に理解できるわけでもないのです。

 

ワークショップ終了後にすること

  1. ワークショップが無事終わったとの連絡を受けたら、代役を引き受けてくれた方やスタッフにお礼を忘れずに
  2. ワークショップ当日の運営に関わった人に、進行に問題はなかったか、参加者の様子はどうだったかなどを、記憶が新しいうちに教えてもらいましょう。すぐに会って話す時間が取れない場合は、ワークショップの実施・運営で気づいたことを全てメモに残すようにお願いしておきましょう。メモさえあれば、不明な点は後から質問することで、本人も記憶をたどることができます。